Verpflegungsmehraufwendungen (VMA) in WILSON — Funktionsbeschreibung

Was sind VMA?

Verpflegungsmehraufwendungen (VMA), auch „Per Diems" oder Tagespauschalen genannt, sind Erstattungen, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern bei beruflich bedingter Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte gewähren können — etwa zur Abgeltung erhöhter Verpflegungskosten auf Reisen oder Einsätzen.

Wichtig: Es handelt sich nicht um eine gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers, sondern um eine freiwillige Leistung. Ob und in welcher Höhe VMA gewährt werden, liegt im Ermessen des Unternehmens und wird in der Regel tarifvertraglich oder individualvertraglich geregelt.

Steuerfreiheit: VMA sind bis zu einer gesetzlich festgelegten Freigrenze steuerfrei. Diese Freigrenze ist länderspezifisch — für Inlandseinsätze gelten die deutschen Sätze, für Auslandseinsätze abweichende, länderbezogene Werte. Übersteigt die gewährte VMA die Freigrenze, ist der darüber liegende Betrag lohnsteuerpflichtig.

In WILSON sind die Pauschalen aktuell fest auf die deutschen Steuerfreiheitsgrenzen konfiguriert:

Aktuelle Einschränkung: Auslandseinsätze

WILSON berechnet VMA derzeit ausschließlich auf Basis der deutschen Steuerfreiheitsgrenzen — unabhängig davon, in welchem Land der Einsatz stattgefunden hat. Eine automatische Anwendung länderspezifischer Auslandssätze wird aktuell nicht unterstützt.

Wenn Mitarbeiter im Ausland eingesetzt waren, müssen die VMA-Beträge nach dem Export manuell geprüft und ggf. korrigiert werden, bevor sie in der Lohnabrechnung verarbeitet werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn die ausländischen Tagessätze von den deutschen Sätzen (28 € / 14 €) abweichen.

Voraussetzungen

Damit VMA für eine Schicht berechnet werden, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

1. Das Modul WILSON Payroll ist aktiv.
2. Die VMA-Lohnart ist in den Lohneinstellungen der betroffenen Person für den Schichttag hinterlegt.
3. Die Schicht befindet sich im Status „Eingereicht", „Zeiten akzeptiert" oder „An Lohnanbieter übermittelt".
4. Die Schicht enthält gemeldete Aktivitätenzeiten (d. h. der Mitarbeiter hat Start und Ende der Tätigkeiten über die App gemeldet).

Das Fundament: „Abwesenheit von zu Hause" statt Schichttag

Dieser Punkt wird oft missverstanden. Er entscheidet aber über die Berechnungen.

WILSON berechnet VMA nicht direkt auf Basis des Schichtdatums, sondern konstruiert aus den gemeldeten Aktivitätenzeiten sogenannte „Abwesenheitsstrecken" (Away-from-Home-Trips). Erst auf Basis dieser Strecken wird geprüft, ob und welche Tagespauschale für welchen Kalendertag entsteht.

Was ist ein „Away-from-Home-Trip"?

Ein Trip ist ein zusammenhängender Zeitraum, in dem sich der Mitarbeiter außerhalb seines Heimatstandortes befindet, ohne dazwischen nach Hause zurückgekehrt zu sein.

Heimatstandort ist dabei entweder:

• der im Mitarbeiterprofil hinterlegte Heimatstandort, oder
• der Standort seiner Organisationseinheit.

Jede gemeldete Aktivität enthält Informationen über den Ort zu Beginn und Ort am Ende der Tätigkeit. Aus diesen Start- und Endorten wird ermittelt, ob der Mitarbeiter in der Tätigkeit zu Hause gestartet oder geendet hat. Mehrere aufeinanderfolgende Aktivitäten ohne Heimkehr dazwischen werden zu einem einzigen, zusammenhängenden Trip zusammengefasst.

Ein neuer Trip beginnt, wenn:

• der Mitarbeiter zwischen zwei Aktivitäten zwischenzeitlich nach Hause zurückgekehrt ist, oder
• zwischen zwei Aktivitäten eine Lücke von mehr als einem vollen Kalendertag liegt.

Wie läuft die Berechnung ab?

Schritt 1 – Auslöser (Trigger)

Die Berechnung wird automatisch ausgelöst, wenn:

• eine Schicht den Status „Eingereicht" erreicht (→ vorläufige Transaktion)
• eine Schicht den Status „Zeiten akzeptiert" erreicht (→ finale Transaktion)
• eine Schicht gelöscht wird (→ bestehende Transaktionen werden entfernt)

Schritt 2 – Kontextfenster bestimmen

Beim Auslösen betrachtet WILSON alle relevanten Schichten des Mitarbeiters aus einem Zeitfenster von ±2 Tagen um das Schichtdatum herum. So werden auch direkt vor- oder nachgelagerte Schichten berücksichtigt, die denselben „Trip" bilden könnten.

Schritt 3 – Aktivitätenzeiten auswerten

Für jede Schicht im Kontextfenster werden die gemeldeten Aktivitätenzeiten ausgewertet:

• Gemeldete Startzeit und Gemeldete Endzeit jeder Aktivität
• Startort und Endort jeder Aktivität (Heimatstandort oder auswärts)

Nicht-gemeldete, übersprungene oder stornierte Aktivitäten werden ignoriert.

Schritt 4 – Trips konstruieren

Aus den Aktivitäten-Zeitrahmen werden zusammenhängende Abwesenheitsstrecken (Trips) gebildet (siehe oben). Das Ergebnis ist eine Liste von Trips mit jeweils:

• Startzeit (wann der Mitarbeiter zu Hause losfuhr)
• Endzeit (wann er zurückgekehrt ist oder die letzte Aktivität endete)
• Anzahl der Schichten, die Teil dieses Trips sind

Schritt 5 – Tagespauschale je Kalendertag berechnen

WILSON prüft dann für ein Berechnungsfenster von Tag vor dem Schichtdatum bis Tag nach dem Schichtdatum (also 3 Tage), ob und welche Pauschale für jeden Kalendertag anfällt:

Wichtig: Genau 8 Stunden Abwesenheit ergibt noch keine Pauschale — es müssen mehr als 8 Stunden sein.

Schritt 6 – Mahlzeitenabzüge anwenden

Falls für die Schicht gestellte Mahlzeiten hinterlegt sind (Frühstück, Mittagessen, Abendessen), werden die entsprechenden Beträge vom berechneten VMA-Betrag abgezogen. Der Betrag kann dabei nie unter 0 € sinken.

Informationen zu Mahlzeiten können vom Mitarbeiter beim Einreichen der Schichten erfasst werden.

Schritt 7 – Transaktion speichern (Upsert)

Für jeden Kalendertag, an dem eine VMA anfällt, wird eine Lohntransaktion gespeichert. Diese ist eindeutig durch die Kombination aus:

• Kalenderdatum der Abwesenheit
• Mitarbeiter
• VMA-Lohnart

Das bedeutet: Mehrere Schichten am selben Tag ergeben trotzdem nur eine VMA-Transaktion — sie werden kumuliert. Und wenn eine Schicht mehrere Tage übergreift, entstehen mehrere Transaktionen für verschiedene Kalendertage.

Warum kann eine VMA für den Folgetag entstehen, wenn die Schicht am Vortag war?

Dieses Phänomen ist direkt aus der Konstruktionsweise erklärbar:

1. Das Schichtdatum (startDate) gibt nur den geplanten Beginn an — z. B. 2024-01-15.
2. Die gemeldeten Aktivitätenzeiten können sich jedoch bis in den nächsten Kalendertag erstrecken — z. B. Arbeitsende um 03:00 Uhr am 2024-01-16.
3. WILSON berechnet immer für den Tag vor, den Tag der Schicht und den Tag danach.
4. Da der Mitarbeiter gemäß gemeldeten Zeiten am 2024-01-16 noch auswärts war, entsteht für diesen Kalendertag eine VMA-Transaktion — obwohl das Schichtdatum der 15. war.

Das System rechnet nach tatsächlicher Anwesenheit, nicht nach Datum auf dem Schichtzettel.

Besonderheiten und Grenzfälle

Mehrtägige Abwesenheiten (Reiseketten)

Wenn ein Mitarbeiter über mehrere Tage auswärts ist und täglich Schichten hat, werden die einzelnen Schichten zu einem einzigen, durchgängigen Trip zusammengeführt. An- und Abreisetag erhalten automatisch die kleine Pauschale (14 €), die vollständigen Zwischentage erhalten die große Pauschale (28 €).

Zwischenheimkehr bricht den Trip

Kehrt der Mitarbeiter zwischen zwei Schichten kurz nach Hause zurück, endet der Trip. Falls an einem späteren Tag wieder ein neuer Trip beginnt, wird die Abwesenheitszeit neu gerechnet — sie wird nicht mit der vorherigen Trip-Zeit addiert.

Lücken im Trip (> 1 Tag ohne Aktivität)

Liegt zwischen zwei Schichten eine Lücke von mehr als einem vollen Kalendertag ohne gemeldete Aktivität, gilt der Trip als unterbrochen. Die nachfolgende Schicht startet einen neuen Trip.

Sommerzeit (Zeitumstellung)

Da alle Berechnungen timezone-bewusst in der Zeitzone Europe/Berlin erfolgen, werden Tage bei Zeitumstellung korrekt behandelt:

• Uhrzeitumstellung auf Sommerzeit: ein Calendertag hat 23 Stunden → Ganztagesabwesenheit = 23 Stunden
• Uhrzeitumstellung auf Winterzeit: ein Kalendertag hat 25 Stunden → Ganztagesabwesenheit = 25 Stunden

Idempotenz

Die Berechnung kann beliebig oft für dieselbe Schicht erneut ausgelöst werden (z. B. wenn der Mitarbeiter die Zeiten korrigiert). Bestehende Transaktionen werden aktualisiert, nicht dupliziert.

Zusammenspiel mit dem Lohnexport

VMA-Transaktionen erscheinen in der Zeitübersicht des Mitarbeiters in der Spalte „VMA" bzw. „Per Diem" und fließen bei der nächsten Lohnübergabe automatisch in den Export an DATEV oder SAP HR ein. Vorläufige Transaktionen (Schicht im Status „Eingereicht") werden als solche markiert und erst nach Akzeptierung der Zeiten finalisiert.