Mehrstufiger Genehmigungsprozess für Abwesenheitsanfragen
Alle diejenigen Abwesenheiten, die eine Genehmigung erfordern, von Nutzern mit den Rollen HR, Admin und Personaldisposition im Portal genehmigt werden. Für Abwesenheiten, die eine Genehmigung erfordern, ist das der Default-Prozess. Dieser einstufige Prozess kann in den Unternehmenseinstellungen um zwei optionale Genehmiger-Stufen erweitert werden.
Optionale Stufe 2: Vorgesetzter
Ob der Genehmigungsprozess um die Vorgesetzen-Stufe erweitert werden soll, können Admin-Nutzer in den Unternehmenseinstellungen unter Abwesenheiten via Checkbox im Bereich "Vorgesetzter" ein- und ausstellen.
Optionale Stufe 3: Hauptentscheidende
Als dritte optionale Stufe können ein oder mehrere Nutzer ausgewählt werden, die als sogenannte Hauptentscheidende im Genehmigungsprozess fungieren. Diese User sind in den Unternehmenseinstellungen unter Abwesenheitseinstellungen auswählbar, sofern die Checkbox für Hauptenscheidende aktiviert ist. Hauptenscheidende sind Nutzer, deren Stimme im Genehmigungsprozess mehr Gewicht hat als die des Vorgesetzen oder der ersten Stufe und somit auch ohne die Zustimmung der beiden vorherigen Stufen eine Abwesenheitsanfrage final beantworten können.
Wie weise ich einem Nutzer einen Vorgesetzten zu?
Jedem Nutzer kann über die Profil-Einstellung ein Vorgesetzter zugewiesen werden, der zusätzlich zum gegenwärtigen Prozess Abwesenheiten genehmigen kann. Vorgesetzte werden individuell für jeden Nutzer festgelegt und können in den Nutzer-Profileinstellungen im Feld "Vorgesetzter" ausgewählt und bearbeitet werden. Pro Nutzer kann ein Vorgesetzter definiert werden.
Genehmigungsprozess
Das bedeutet konkret: Schickt ein Nutzer eine Abwesenheitsanfrage für einen Abwesenheitsart, die eine Genehmigung erfordert, dann greift der Prozess, der in den Company Settings unter Abwesenheitseinstellungen festgelegt ist. Sollte hier die Vorgesetzen- sowie die Hauptentscheider-Stufe aktiviert sein, erhalten zunächst alle Nutzer mit den Rollen HR sowie der Vorgesetzte eine E-Mail-Benachrichtigung über die zu prüfende Abwesenheitsanfrage.
Die Abwesenheitsanfrage kann an zwei Stellen im Portal geprüft werden: in der Abwesenheitsliste und in der Schichtzeitleiste. Um die Details einer Anfrage einzusehen, können Nutzer im Portal auf die Abwesenheitsanfrage klicken und rechts an der Seite öffnet sich ein Seitenmenü mit Informationen zur Abwesenheit und je nach Nutzer einer Interaktionsmöglichkeit zur Bestätigung oder Ablehnung einer Anfrage.
Auf der ersten Stufe können potenziell mehrere Nutzer entscheiden, wie sie die Abwesenheit handhaben. Es reicht aber aus, wenn eine Person eine Entscheidung trifft. Nutzer auf derselben Stufe können die Entscheidung eines anderen Kollegen revidieren. Sowohl Vorgesetzter als auch Nutzer der Stufe 1 können eine Bestätigung zurückziehen.
Hauptentscheidende erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung sobald alle vorherigen Stufen (HR/Personalidsponent und falls eingestellt auch der Vorgesetzte) eine Bestätigung im Seitenmenü gegeben haben.
Für eine finale Zusage müssen entweder Stufe 1, Vorgesetzter und Hauptgenehmigender zustimmen oder lediglich der Hauptgenehmigende. Jede Absage, unabhängig von der Genehmigungsstufe führt dazu, dass die Abwesenheitsanfrage abgelehnt wird.
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Was mache ich, wenn ich meinen Abwesenheitsantrag anpassen möchte?
Für den Fall, dass der Antragsteller nach dem Abschicken einer Anfrage nochmal eine Anpassung vornehmen möchte (bspw. Datum anpassen), ergeben sich zwei Möglichkeiten:
Option 1 - Anfrage zurückziehen: Sofern die Anfrage noch nicht genehmigt wurde, können Nutzer in der mobilen App ihren Antrag zurückziehen. Das ist ebenso über das Portal möglich (Seitenmenü oben). Die Anfrage wird dann geschlossen mit dem Status "Zurückgenommen" und der Nutzer kann eine neue Anfrage mit angepassten Werten stellen.
Option 2 - Anfrage löschen. Sollte der Abwesenheitsantrag bereits freigegeben sein, kann er nicht mehr in der mobilen App zurückgenommen werden. In diesem Fall kontaktiert der Nutzer am Besten den Portal-Admin, der die Anfrage aus dem Portal heraus löschen kann (Seitenmenü oben). Im Anschluss stellt der Nutzer eine neue Anfrage mit angepassten Werten.
Was ändert sich beim Nutzer, der die Anfrage via App stellt?
Hier bleibt alles größtenteils wie gehabt. Nutzer können nach wie vor den Status ihrer Anfrage in der App einsehen. Sobald eine Anfrage final entschieden ist, erhalten Nutzer künftig eine E-Mail-Benachrichtigung und können den finalen Status in der App einsehen. Nutzer können wie gehabt Anfragen in der App zurückziehen.
Anmerkungen
In manchen Fällen können Nutzer aufgrund von Berechtigungseinstellungen zwar nicht sehen, welcher Nutzer als Hauptgenehmiger eine Entscheidung zu einer Abwesenheitsanfrage getroffen hat, aber dennoch das Ergebnis der jeweiligen Entscheidung über die Anfrage-Details in der Seitenleiste einsehen.
Sofern in den Abwesenheitseinstellungen die Vorgesetzten-Stufe angeschaltet aber einem Nutzer, der eine Anfrage stellt, kein Vorgesetzter zugeordnet ist, wird im Seitenmenü an Stufe 2 ein Warndreieck angezeigt, das empfiehlt, dem Nutzer einen Vorgesetzten zuzuordnen. Gleiches gilt für den Fall, dass die Hauptgenehmiger-Stufe angeschaltet aber kein Nutzer der Stufe zugeordnet wurde.