Qualifikationen erstellen und verlÀngern
Das Qualifikationsmanagement spielt eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass alle AktivitĂ€ten von Mitarbeitenden nur unter BerĂŒcksichtigung ihrer vorausgesetzten Qualifikationen durchgefĂŒhrt werden. Dabei werden nicht nur bestehende Qualifikationen ĂŒberprĂŒft, sondern auch sichergestellt, dass diese rechtzeitig verlĂ€ngert werden, um deren GĂŒltigkeit zu erhalten.
Wo können die Qualifikationen eingesehen werden - Qualifikationsprofil
Um einen Ăberblick ĂŒber die Qualifikationen zu erhalten, öffne das Mitarbeiterprofil und wĂ€hle die Option "Alle Qualifikationen anzeigen".
In der tabellarischen Ansicht werden verschiedene Informationen prÀsentiert:
- Erworben am (Ersterwerb der Qualifikation)
- GĂŒltig ab (wann wurde die Qualifikation zuletzt aktualisiert)
- GĂŒltig bis (wann lĂ€uft die GĂŒltigkeit aus)
- Status (grĂŒn: lĂ€nger als 3 Monate gĂŒltig, gelb: lĂ€uft innerhalb der nĂ€chsten 3 Monate ab, rot: abgelaufen)
- BestÀtigungsstatus: Mitarbeitender muss Qualifikationen bestÀtigen (Vier-Augen-Prinzip)
Du hast ebenfalls die Filtermöglichkeiten nach Qualifikationskategorie und Status.
Qualifikationen erstellen
Um eine neue Qualifikation zu erstellen, folge diesen Schritten:
- Qualifikation hinzufĂŒgen: Klicke im Mitarbeiterprofil auf die Option "Qualifikation hinzufĂŒgen". WĂ€hle die passende Qualifikationskategorie aus, welche die neue Qualifikation reprĂ€sentiert.
- Qualifikationstyp auswĂ€hlen: Entscheide dich fĂŒr den spezifischen Qualifikationstyp, der den Anforderungen entspricht.
- GĂŒltigkeitsdatum festlegen: Definiere den Ersterwerb und das GĂŒltigkeitsdatum der Qualifikation, indem du das Datum des Beginns und des Endes auswĂ€hlst. Optional: Wenn die Qualifikation zeitlich unbegrenzt gĂŒltig ist, setze das HĂ€kchen bei "Unendlich GĂŒltig".
- BestĂ€tigung durch Mitarbeitenden: WĂ€hle, ob die Qualifikation direkt ohne BestĂ€tigung durch den Mitarbeitenden gĂŒltig sein soll. Beachte das Vier-Augen-Prinzip: Die Qualifikation wird erst als gĂŒltig erkannt, wenn der Mitarbeitende sie bestĂ€tigt hat.
- Notiz: ErgĂ€nze eine Notiz. Diese wird in der Qualifikationshistorie mit gespeichert. Dies ist nĂŒtzlich, wenn du Vermerke bei VerĂ€nderungen/Updates der Qualifikationen speichern möchtest.
- Speichern: BestÀtige die eingegebenen Informationen und speichere die Qualifikation.
Besonderheiten bei spezifischen Qualifikationen:
- Streckenkunde: Lege eine Route aus Stationen an oder wĂ€hle sie aus vorhandenen Routen. Wenn du mehr darĂŒber erfahren möchtest, lies dir den Artikel Streckenkunde durch.
- Ortskenntnis: Gib im Suchfeld den Stationsnamen oder DS-100 KĂŒrzel ein und wĂ€hle den gewĂŒnschten Ort aus.
- AnhÀnge: HÀnge das Ersterwerbszertifikat oder andere relevante Dokumente an. Wie das genau geht, zeigen wir dir im nÀchsten Abschnitt.
DateianhĂ€nge fĂŒr Qualifikationen
Es ist möglich, mehrere Dateien (JPG und PDF) zu Qualifikationen hinzuzufĂŒgen. Dies ermöglicht eine umfassendere Dokumentation der FĂ€higkeiten. Wir empfehlen, nach jeder VerlĂ€ngerung der Qualifikation direkt das neue Dokument anzuhĂ€ngen.
Wie funktioniert es?
- Klicke auf den Dateianhang, um die Datei in einem neuen Tab zu öffnen.
- Nutze die standardmĂ€Ăigen Browserfunktionen zum Herunterladen oder fĂŒr weitere Aktionen.
- Dateien können entfernt und durch korrekte Dokumente ersetzt werden. Beachte allerdings: Einmal entfernte Dokumente sind nicht mehr in WILSON verfĂŒgbar.
Empfohlene Namenskonvention: Um die Ăbersichtlichkeit zu verbessern, empfehlen wir euch, eine einheitliche Namenskonvention fĂŒr eure Dateien zu verwenden. Dies erleichtert nicht nur euch, das richtige Dokument schnell zu erkennen, sondern trĂ€gt auch zur allgemeinen Ordnung bei.
Qualifikationen verlÀngern
Wenn es an der Zeit ist, eine bestehende Qualifikation zu verlÀngern, kannst du dies einfach in WILSON tun. Hier sind die Schritte im Detail:
- Qualifikation auswÀhlen: Gehe zum Mitarbeiterprofil und wÀhle die Option "Alle Qualifikationen anzeigen". Finde die Qualifikation, die verlÀngert werden soll, und klicke darauf.
- Dateiseite der Qualifikation öffnen: Auf der Qualifikationsseite klicke auf "Bearbeiten". Hier hast du Zugriff auf die Details der Qualifikation.
- Datumsinformationen und GĂŒltigkeit bearbeiten: Auf der Qualifikation existieren drei wesentliche Datumsfelder die du bearbeiten kannst.
- Ersterwerb: Das Datum, an dem die Qualifikation zum ersten Mal erworben wurde.
- GĂŒltig ab: Das Datum der letzten Erneuerung der Qualifikation.
- GĂŒltig bis: Das Datum, bis zu dem die Qualifikation nun gĂŒltig ist.
- AnhĂ€nge und Notizen: Lade falls notwendig zusĂ€tzliche AnhĂ€nge hoch, um die aktualisierten Informationen zu dokumentieren. DarĂŒber hinaus kannst du im Notizfeld vermerken, in welchem Zusammenhang die VerĂ€nderung vorgenommen wurde. Wir speichern die Information in der Historie der Qualifikation sodass VerĂ€nderungen nachvollziehbar bleiben. Dies ist z.B. hilfreich um zu Dokumentieren ob die Qualifikation aufgrund einer RFU oder einer Ăberwachung verlĂ€ngert wurde.
- Speichern: Klicke auf "Speichern", um die Ănderungen zu bestĂ€tigen und die Qualifikation zu verlĂ€ngern.
Besonderheit bei bestimmten Qualifikationen: Bei einigen Qualifikationen wie Streckenkunde kann ein letztes Ereignis eingetragen werden, um die GĂŒltigkeit zu verlĂ€ngern. Dies könnte beispielsweise die letzte Fahrt auf einer bestimmten Strecke sein. Diese Option kann auch fĂŒr operative Nutzer in der mobilen App freigeschaltet werden, um Fahrten auf bestimmten Strecken zu tracken.
Upload von Qualifikationen
Navigiere zunĂ€chst zur Qualifikations-Importseite (CSV) ĂŒber die QualifikationsĂŒbersicht und lade die Vorlage herunter | |
Trage nun die Qualifikationen deines Personals ein. Beachte, dass jede Qualifikationszuordnung eine eigene Zeile benötigt. Der Upload kann nur dann erfolgreichen sein, wenn in jeder Zeile die E-Mailadresse des Mitarbeitenden, dem die Qualifikation zugeordnet wird, sowie die GĂŒltigkeit der Qualifikation hinterlegt ist. | |
Das System prĂŒft nun die korrekte Zuordnung der Spalten. Klicke unten rechts auf weiter. | |
Im letzten Schritt prĂŒft das System die Datei auf mögliche Fehler und markiert diese rot. Dies kann ein Tippfehler oder ein Hinweis sein, dass die Qualifikation dem System nicht bekannt ist. Wenn keine rot markierten Felder mehr vorhanden sind, kannst du die Datei absenden und die Qualifikationen erscheinen kurze Zeit spĂ€ter in deiner QualifikationsĂŒbersicht. |